El éxito de una empresa depende de la preparación de su personal y la preparación de su personal depende de la eficacia de su programa de formación dentro de su empresa. Así que vale la pena preguntarse: ¿Estoy listo(a) para preparar un programa de formación exitoso?.

Te damos seis pasos para detectar cuáles son las necesidades de tu negocio y solucionar problemas reales con empleados a través de la capacitación.

1. Detección de la necesidad o requerimientos de capacitación.

Este primer paso es crucial para el éxito de su programa de capacitación:

No se trata de capacitar por capacitar (por cumplir con un sistema de gestión de calidad) o simplemente por acabarnos el presupuesto para deducir impuestos u justificar su asignación para el próximo período.

Para determinar las necesidades de formación en su empresa es necesario acudir a los siguientes factores:

• -Encuestas: Recabar información con la aplicación de un cuestionario simple.
• -Entrevistas: Mantener un diálogo con cada jefe de departamento para determinar sus áreas de oportunidad.
• -Observación: Observar la conducta de trabajo y resultados de cada área y compararla con las competencias que requieren su puesto y los objetivos propuestos por la empresa.
• -Descripción y perfil de puesto: Analizar funciones y competencias inherentes a la persona que lo desempeña. En resumen, es un comparativo entre lo que se requiere contra lo que los empleados están haciendo.
• -Evaluaciones de desempeño: Se compara el desempeño de la persona contra los estándares establecidos para el puesto.

En esta fase inicial, es importante que hables con el comité de dirección, con el propio CEO y con los jefes o gerentes de los departamentos implicados. Cuanto más conozcas sobre las necesidades reales de la compañía, más fácil te será diseñar un programa de capacitación que ayude a los empleados a realizar mejor su trabajo.

2. Definir los objetivos específicos.

Una vez que hemos identificado las necesidades de capacitación por áreas, es necesario determinar los objetivos específicos que deseamos alcanzar. Estos se pueden catalogar en 4 grandes grupos como:

• Mejorar conocimientos
• Desarrollar habilidades
• Mejorar conductas y actitudes
• Motivar o inspirar a las personas

Para lograr definir estos objetivos será necesario que estos coincidan con la misión y visión estratégica de la empresa y sobre todo que se deriven de las metas de la organización o cada departamento.

3. Metodología y Formatos

Existen varios métodos de capacitación y estos deberán ser seleccionados según las necesidades y objetivos planteados en los pasos anteriores.

Según los factores Tiempo, Presupuesto y Distancias debemos considerar entre las tres metodologías de formación que actualmente se practican.

MÉTODOS:

Presencial: Es el método tradicional de enseñanza donde un un instructor transmite conocimiento personalmente a los participantes en la capacitación. Una de las ventajas es la participación que permite aprender a través de la relación interpersonal de la clase. Como desventaja podemos mencionar que la presencia de cada participante requiere de costos en factores de tiempo, dinero, costos de locaciones y ausencias en su puesto de trabajo y ademas cada curso puede variar según las participaciones de la clase o el estado emocional del instructor.

Virtual (online): Es un medio cada vez mas usado en las empresas. Una de las ventajas es que la enseñanza es estandarizada (todos aprenden exacatamente lo mismo) ya que no depende del interés de la clase o del estado emocional del instructor. Permite también el seguimiento, evaluación y progreso de cada participante. Otra ventaja es el ahorro significativo de costos de traslado, locaciones y tiempo. Como desventaja podemos señalar que no todas las personas tienen una actitud autodidacta y auto-motivadora para seguir con compromiso e interés un curso online ya que no tiene la emotividad de una clase presencial.

Blended (mixta): Esta metodología es la combinación de las anteriores, donde la capacitación se ofrece de manera virtual para transmitir los conceptos teóricos, ejercicios de desarrollo, seguimiento y evaluación de los participantes al tiempo que se combinan actividades de capacitación presencial orientados mas a la práctica y a la respuesta de inquietudes por parte de los estudiantes.

FORMATOS DE CAPACITACIÓN:

– Cursos: Los cursos ayudan a desarrollar y adquirir conocimientos, habilidades y actitudes. Es una exposición a un grupo generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, el curso  formal dura varias sesiones o clases.

– Conferencias: Son exposiciones breves (no mayor a 2 horas) de alto impacto, claras y con claves precisas para aplicar en determinado contexto o para sembrar una semilla de inspiración y llamado a la acción. Normalmente son de interés general y pueden involucrar a todo el personal.

– Talleres: Los talleres son sesiones de capacitación basados principalmente en actividades prácticas específicas relacionadas al área de trabajo de la persona. Son sesiones de aprender-haciendo donde el instructor asigna tareas practicas, involucra trabajos en grupo, ejercicios de roles, evalúa y da feedback en el momento del desarrollo de cada actividad.

– Seminarios: Este tipo de formación tiene como objetivo la investigación o estudio de temas relacionados con la empresa o un área específica donde se alienta al análisis, evaluación y desarrollo de ideas de innovación o solución de problemas.

4. Implementación

Este punto es de los más importantes, ya que es la acción que tomaremos para medir los resultados que arroje nuestra estrategia de capacitación y donde podremos evaluar el aprendizaje obtenido en cualquiera de los recursos que hayamos seleccionado para llevar acabo nuestro programa de capacitación. Para este efecto debemos utilizar:

• Métricas de avances.
• Tareas.
• Compromisos.
• Resultados.

5. Seguimiento y supervisión.

Si las estrategias y las acciones que implementamos no tienen un seguimiento adecuado, se puede perder todo el trabajo hecho en los puntos anteriores.

Esto no significa que nuestra estrategia de capacitación este equivocada, simplemente no se están ejecutando de manera correcta los procesos descritos en ella.

Un proceso de supervisión de manera personalizada con los responsables de la ejecución es imprescindible.

Algunos mecanismos que podemos utilizar para medir este resultado son:

• -Plan de trabajo.
• -Reportes.
• -Bitácoras.
• -Prácticas en salón y en campo.
• -Sistemas de SAP o CRM.

6. Evaluación Final.

Es la parte final que haremos a través de una sencilla evaluación de nuestros procesos en marcha, lo que nos servirá para medir el retorno de inversión en el programa de capacitación.

De esta manera, tendremos un mejor control de nuestra inversión, pero aún más de nuestras estrategias y procesos, pudiendo regresarnos en cualquier punto para revisar si estamos dejando de hacer algo o hacer cosas diferentes que nos den resultados diferentes. Recuerda que podemos cambiar mil veces de estrategia pero nunca de Meta.